За различные нарушения порядка хранения документов (например, риск потерять архив) организации, а также их руководители, в соответствии с законодательством об административных правонарушениях, могут подвергаться административным штрафам.
В соответствии с законодательством РФ документы бухгалтерского учета, отчетности необходимо хранить не менее пяти лет, а документы по начислению заработной платы и приказы по личному составу 75 лет. При этом организация не имеет права уменьшать сроки хранения документов, установленные Перечнем и пытаться уничтожить, выкинуть архив раньше срока. Руководитель организации обязан обеспечить хранение документов в оптимальных условиях в течение обозначенного в Перечне времени. Разрешена только законная утилизация документации по истечении срока хранения, просто так выкинуть архив не получится.
Кстати, ответственность грозит не только тем, кто решил незаконно уничтожить, выкинуть архив — штрафы ждут также и тех, кто умудрился затопить архив, потерять архив. Несмотря на то, что данные ситуации можно отнести к неумышленным, штрафные санкции также очень жесткие.
Поэтому владельцы, директора организаций обязаны обеспечить наиболее оптимальные условия для хранения архива. Оптимальным вариантом в этом случае станет обращение к профессионалам — в таком случае, вам не придется искать ответ на вопрос, что будет, если выкинуть архив, испортить документацию, затопить архив или потерять архив.